What LESS can you do?
“The hardest thing is to take less when you can get more.” - Kin Hubbard
One of my favorite authors, Antoine de Saint-Exupery, used to say that “Perfection is achieved, not when there is nothing more to add, but when there is nothing left to take away“. Designers seem to be the ones that find this quote most useful. Interior designers therefore apply this principle by adhering to the minimalist trend. Web designers tend to focus more on website usability than on useless colorful design.
Unfortunately, business people seem to be more stubborn. They keep ignoring this saying. They seem to be immune to it.
Do you suffer from too-many-ideas-and-projects fatigue syndrome?
If you read the above title and asked yourself “WTF is that?” I might disappoint you. I’m not sure the disease actually exists. But I know what its symptoms are. People think that what they lack in order to achieve something great is creativity or knowledge. Most of us are out there searching for the big idea or trying to learn the miraculous know-how that other successful people seem to possess. We think the solution is learning more, knowing more, doing more. So we keep ourselves busy.
Nevertheless we all agree that our scarcest resources are time and attention. So actually what we are doing is quite the opposite to what we should be doing. What we lack is then not info, nor know-how, not skills, nor time.
What we lack is focus.
What we should ask ourselves is what is it that we do or read or invest in or learn now that we should stop doing, reading, investing in or learning.
If you listened to successful entrepreneurs worldwide you will always hear that they owe their success to their determination in pursuing their most important dream, their main passion, the big idea they believe in. What I have asked myself many times was which one of my dreams is that big one, which one of my passions is the main one, which idea do I most believe in? Because this guy seems to have only one and he got to be famous. But I have a hundred and I don’t seem to have the time to pursue all of them.
What I realized then was that this is the exact question I was supposed to ask myself. What is my most important dream or passion? What should I stop doing/reading/learning/investing in so that I finally worked on my single most important and most beloved project or dream?
Effectiveness above efficiency, focus above ideas
One of the basic things you learn in management courses is that that doing the right things is much more important than doing things right. It’s called the Pareto principle and it is also the difference between effectiveness (doing the right things) and efficiency (doing things right). Pareto suggests that what we should focus on is the 20% of our projects that generate 80% of our outcomes.
Peter Drucker resumes the main idea by stating “There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all”.
Less is more
And this doesn’t only apply to fashion.
The question you should ask yourself according to the Pareto principle is “what are the 20% of the things I am doing that produce 80% of my positive results?”. If you realize that most of what you are currently doing is not actually leading you closer to your objectives, maybe you should start thinking about dumping those projects.
Focus on the things that are relevant to you and your objectives. Erase all the others from your priority list. And feel good about yourself for not doing them. What you need to learn is how to say no to irrelevant opportunities that come up your way. You need to pick the relevant opportunities and do your best for these.
De ce avem atatia manageri incompetenti? Ne explica Peter si principiul lui.
“Competence, like beauty, truth and contact lenses is in the eye of the beholder.” – Dr. Laurence J. Peter
Principiul lui Peter spune ca intr-o ierarhie fiecare angajat tinde sa avanseze pana cand atinge propriul prag de incompetenta. Principiul a aparut pentru prima oara intr-un articol din 1967 al lui Dr. Laurence J. Peter si a fost ulterior publicat de Dr. Laurence J. Peter si Raymond Hull in cartea “The Peter Principle – Why things always go wrong“.
Explicatia principiului lui Peter – Acest lucru poate fi remarcat in special in corporatii si firme mari. Atunci cand un angajat este performant, de obicei pentru a fi motivat el este avansat catre urmatoarea pozitie ierarhica. Acest lucru este reiterat atata timp cat angajatul performeaza bine si exista loc pozitii in care sa fie promovat. La un moment dat, angajatul va ajunge la o pozitie in care nu va fi performant, fie pentru ca nu ii va placea sau pentru ca nu i se va potrivi sau pentru care nu va avea aptitudinile necesare pentru ea.
Exista si un corolar la Principiul lui Peter care spune ca munca efectiva este realizata de catre angajatii care nu si-au atins inca pragul de incompetenta.
Prag de incompetenta este, cel putin dupa parerea mea, un termen cam arogant. Sau unul care ne poate revolta. As prefera sa ii spun pragului de incompetenta, prag in care randamentul nu este cel dorit.
Ce propune principiul lui Peter este sa verificam de fiecare data cand dorim sa rasplatim un angajat pentru performanta sa printr-o promovare daca este competent pentru pozitia pe care urmeaza sa o primeasca. Daca avem dubii sau constatam ca nu poate fi promovat, putem gasi cai alternative de promovare – cresteri salariale, bonusuri, cursuri de dezvoltare pentru respectiva pozitie, etc. Cu alte cuvinte, inainte de a promova un specialist foarte bun la jobul de manager, ar trebui sa ne asiguram ca acesta dobandeste abilitati manageriale, prin cursuri teoretice si practice, prin testarea acestuia intensiva, training-on-the-job si coaching odata ce a fost promovat.
Consecinte ale manifestarii Principiului lui Peter intr-o organizatie ar putea fi:
- fonofilia – managerul respectiv isi ascunde incompetenta ocupandu-se cu telefoane si emailuri inutile, dar care ii ocupa timp;
- papiromania - managerul respectiv isi ascunde incompetenta de a nu putea face ceva cuantificabil si practic facand rapoarte si documente, proceduri pentru absolut orice, crescand birocratia interna a firmei;
- arhivofilia – este tot o forma de papiromanie exagerata, care nu rezulta doar in documente si rapoarte, ci chiar in arhive si dosare organizate de fisiere, documente si rapoarte;
- ierarhofilia - managerul respectiv isi ascunde incompetenta prin angajarea excesiva de personal in propria echipa, cresterea echipei managerului respectiv.
Evident, cele de mai sus nu sunt manifestari constiente. Sunt consecinte explicate si prin legile lui Parkinson. Rezultatul este ca un om care isi atinge asa-numitul prag de incompetenta va gasi alte lucruri cu care sa isi umple timpul in afara jobului respectiv, pentru a se simti motivat si eficient.
Potentiale obiectii la Principiul lui Peter sunt de obicei acelea ca neaga posibilitatea fiecarui om de a se autodezvolta si de a evolua din punct de vedere profesional. Ei bine, Principiul lui Peter nu spune ca omul nu poate deveni competent. Ceea ce spune este ca este bine ca el sa fie trainuit pentru jobul respectiv si testat ulterior trainingului, inainte de a fi promovat.
Principiul lui Peter a fost si generalizat: orice lucru care functioneaza este folosit in noi conjuncturi pana atunci cand nu va mai functiona.
Si, ca amuzament de final, din Principiul lui Peter a derivat Principiul lui Dilbert, care sustine ca “leadershipul este o modalitate naturala de eliminare a idiotilor din fluxul de productivitate”. Cu alte cuvinte, Dilbert sustine ca incompetentii sunt promovati intentionat pentru a-i lasa pe ceilalti specialisti sa isi faca treaba foarte buna pe care o fac si pentru a preveni potentialele dezastre ce pot fi create de acestia in zona de productie.
Ne umplem timpul muncind sau muncim pentru a ne umple timpul?
“Work expands so as to fill the time available for its completion.” – Cyril Northcote Parkinson
Timpul este pierdut pentru ca este disponibil. La fel de celebre in lumea corporatiilor ca si legile lui Murphy, legile lui Parkinson contin cateva sfaturi amuzante legate de eficienta. Prima lege a lui Parkinson a fost pentru prima oara publicata in 1955 in The Economist intr-un eseu scris de catre Cyril Northcote Parkinson si sustine ca “Munca se extinde pentru a umple timpul alocat indeplinirii ei“.
Cele 3 legi ale lui Parkinson, rezumate in respectivul eseu si in scrierile ulterioare ale autorului, pot fi rezumate astfel:
1. Prima lege a lui Parkinson – Orice activitate se extinde atat cat sa umple intregul timp afectat efectuarii ei.
2. A doua lege a lui Parkinson – Cheltuielile cresc atit cat sa egaleze veniturile.
3. A treia lege a lui Parkinosn – Expansiunea inseamna complexitate si complexitatea decadere; sau, si mai simplu, cu cat mai complex, cu atat mai aproape de moarte.
Pe langa cele 3 legi de mai sus, Parkinson a mai adaugat si 2 axiome corelate:
Axioma 1 – O oficialitate doreste sa-si sporeasca subodronatii si nu rivalii.
Axioma 2 – Oficialitatile isi dau de lucru unele altora.
Ca exemple pentru a demonstra caorice activitate se extinde continuu pentru a umple timpul afectat efectuarii ei, Parkinson a folosit cazul unei doamne in varsta care isi poate petrece intreaga zi pentru a scrie si expedia o scrisoare nepoatei. La fel, un angajat poate face o prezentare pentru un client atat intr-o ora – recurgand doar la trecerea in revista a lucrurilor esentiale -, cat si 2 saptamani, intrand in detalii, dezvoltand propunerile, etc. Legea lui Parkinson este data ca exemplu si de Tim Ferriss in 4-hour workweek ca sfat de eficienta.
Legea lui Parkinson sustine deci 2 lucruri aparent opuse si totusi complementare:
* Limiteaza sarcinile la cele importante pentru a scurta timpul de munca;
* Limiteaza timpul de munca pentru a limita taskurile la cele importante.
Ideea ascunsa in spatele acestei legi, spusa mai concis este aceea ca timpul este pierdut pentru ca este disponibil. Eustresul este bun. Distresul este rau. Atunci cand avem timp putin la dispozitie, intervine eustresul si suntem mai eficienti. Practic, ideea este legata de principiul lui Pareto sau principiul 80/20 si de diferenta dintre eficienta si eficacitate. Time management inseamna in primul rand a face lucrurile importante, fara a pierde timp inutil cu lucrurile care nu conteaza atat de mult.
Acestor legi ale lui Parkinson li se adauga si alte legi amuzante, invartindu-se in jurul acelorasi principii din cele 3 legi de mai sus, reprezentand de fapt aplicatii ale legilor pentru diferite domenii. Spre exemplu, exista si o lege a lui Parkinson aplicata telefonului. Legea telefonului a lui Parkinson sustine ca eficacitatea unei conversatii telefonice este invers proportional? cu timpul afectat convorbirii.
Clientii nu se pricep la ce facem noi. De asta se angajeaza pe noi.
“Happy client, happy staff.“
Monologul frustrat al celor care lucreaza cu clientii
Foarte multi dintre cei care lucreaza cu clientii se plang periodic de gradul de prostie/idiotenie sau, ca sa ne exprimam mai frumos, de nepricepere a acestora. Da, clientii sunt prosti si nu exista exceptii de la aceasta regula.
Daca nu ar fi fost prosti nu ne-ar fi angajat pe noi. Deci probabil ca nu sunt complet prosti. Singurul lucru inteligent pe care l-au facut vreodata a fost sa ne angajeze pe noi. Pentru ca noi suntem mai destepti decat ei si le putem rezolva problemele.
Asa ca ce putem noi face ca niste angajati inteligenti ce suntem? Ce-ar fi daca ne-am plange toata ziua de faptul ca avem clienti prosti? Si de asta nu putem si noi destepti? Pai, sincer acum, daca avem clienti prosti si noi suntem destepti, normal ca ne frustram si facem lucruri proaste, nu? Deci noi suntem prosti pentru ca ei sunt prosti. Si facem lucruri proaste pentru ca suntem prosti pentru ca ei sunt prosti.
Chiar sunt prosti clientii?
Sa nu care cumva sa imi raspundeti cu “Nu, nu sunt prosti, sunt doar idioti“. Clientii sunt prosti in aceeasi masura in care toti oamenii sunt prosti. Clientii sunt oameni. Si voi puteti maine fi clienti. Oricine poate trece oricand de cealalta parte a baricadei. Toti suntem clienti pentru cineva si furnizori pentru altcineva. Vorbeam mai demult despre cum arata lucrurile de cealalta parte a baricadei. Managerii cred ca angajatii sunt lenesi. Angajatii cred ca managerii sunt incompetenti. Furnizorii cred ca au clienti idioti. Clientii cred ca au furnizori nesimtiti.
Voi ati fost vreodata clienti?
Imi amintesc un curs al Andreei Idriceanu in care ne-a rugat sa ne mutam pentru cateva minute de partea cealalta a baricadei si sa ne imaginam ca suntem clienti. Sa notam apoi asteptarile noastre de la furnizor, lucruri care am simti ca ne aduc valoare adaugata si lucruri care am simti ca ne frustreaza. Este o experienta destul de interesanta pe sistemul “ce tie nu-ti place, altuia nu-i face“.
Probleme care ne fac sa ne numim clientii prosti si solutii pentru ele
- Schimbarile multe si dese, cheia marilor succese – Sa nu imi spuneti ca nu v-ati intalnit cu situatia asta. Clientul iti spune ca vrea ceva, apoi se razgandeste cand vede produsul final. Si iar se razgandeste. Si iar si iar. Sa fie din nou perfectionism? Sincer, nu cred ca te mai intereseaza, cand tot ceea ce iti doresti este sa ii spui sa vina sa isi realizeze singur produsul. Si evident, alte lucruri despre membrii familiei sale. Ce solutie ai in acest caz? Dupa ce iti spune ceea ce doreste, sa scrii o serie de specificatii. Apoi, daca le indeplinesti fidel si apar modificari, sa agreezi cu el ca le vei taxa suplimentar, vei prelungi deadlineul (sau vei pastra deadlineul, dar vei renunta la altceva sau vei simplifica altceva), etc.
- Cer preturi, nu spun pentru ce – S-a intamplat de multe ori sa aud aceasta plangere. Clientii vor sa le dai o cotatie de pret. ACUM. Ce nu intelegi? Nu e simplu? Da, tu stii ca depinde de x si y factori. Dar de ce sa te enervezi cand el chiar are nevoie de tine si nu stie acele multe date de care depind cotatiile pe care tu i le poti da. Da-i mai multe informatii, ajuta-l, discuta cu el si incearca sa vii in intampinarea dorintelor acestuia.
- Deadline initial: ieri - O situatie destul de familiara, cred, pentru multi dintre voi. Clientul impune deadlineul si nu accepta discutia despre cat de nerealizabil este. Cedezi si incerci sa te incadrezi in deadline si nu reusesti, fiind apoi tras la raspundere. Cea mai buna solutie in acest caz este pragmatismul. Incerci fie sa obtii deadlineul pe care il consideri tu realist, fie negociezi schimbari si simplificari ale proiectului, fie sa obtii cost mai ridicat pentru ore suplimentare asa incat proiectul sa fie facut (asta, evident, daca il poti duce).
- Idei fixe si putine – Tu le povestesti despre experientele tale in domeniu, constatarile tale practice si noutatile in domeniu, iar ei isi doresc sa implementezi lucruri invechite si lipsite de rezultate. Sunt ei prosti sau tu nu reusesti sa te faci inteles si sa le explici beneficiile concrete ale ideilor tale? Asigura-te mai intai ca nu le propui lucruri care cer timp sau cost suplimentar si nejustificat pentru obiectivele lor. Apoi asigura-te ca si ei inteleg acest lucru. Iar apoi incearca sa te gandesti la obiectivele lor, ce au ei nevoie pentru a-si indeplini obiectivele si justifica orice propunere a ta pentru beneficiile lor respective, subliniind foarte bine in ce fel ii ajuta acestea.
- Romanul se pricepe la toate – Chiar daca te angajeaza pe tine pentru ca nu se pricepe, clientului ii place sa isi dea cu parerea despre ceea ce te-a pus sa faci. Odata pentru ca ii face placere ce faci tu, i se pare cool si interesant. In al doilea si probabil cel mai important rand, intrucat este perfectionist si isi doreste ca treaba lui sa iasa bine, va interveni peste tine ca sa simta ca are control si ca sa se asigure ca lucrurile se fac bine.
Sunt sigura ca exista si multe alte situatii, dar pe acestea le-am intalnit eu cel mai frecvent. In cazul in care aveti altele arzatoare, va astept sa le discutam cu mare drag.
Care este “solutia anti-clienti idioti” pe care o propun?
Sa constientizam misiunea rolului nostru. Daca lucrezi cu clienti, esti in serviciul lor. Si depinde de tine sa ii faci sa inteleaga cand sunt idioti, de ce sunt idioti, cum sa faca sa nu mai fie idioti. Tu esti specialistul. Tu esti cel care ai ALES sa lucrezi pentru client. Fara clientii pe care ti-i alegi nu ai un business. Da, spun alegi pentru ca este bine sa iti alegi clientii cu care esti ok sa lucrezi si pe care iti doresti sa ii ajuti. Apoi trebuie sa iti doresti sa ii faci fericiti si sa vii in intampinarea nevoilor lor.
Client fericit, si tu fericit
Evident, este un subiect in care fac pe lupul moralist, este greu sa nu gresesti, sa nu te frustrezi. Dar, in final, este important sa constientizezi ca totul depinde de tine si a face lucrurile sa fie ok este in puterea ta. Si apoi… client fericit, si tu fericit.
De fiecare data cand te demotivezi gandeste-te la urmatoarele lucruri:
- clientul este cel care plateste facturile;
- clientul este cel care iti da recomandari bune;
- clientul te face sa fii mai bun, ambitionandu-te;
- clientul este cel care ne da feedback ca sa ne imbunatatim;
- clientul este motivul pentru care firma/afacerea ta exista de la bun inceput.
La cat mai multi clienti fericiti!
3 reguli de aur in negociere
“In business, you don’t get what you deserve, you get what you negotiate.” – Chester Karrass
Nu imi apartin mie. Le-am auzit, citit si eu la randul meu si le-am utilizat in practica de nenumarate ori. Au functionat pentru mine si m-am gandit sa le recomand mai departe.
1. Win – Win nu trebuie sa fie 50 – 50 – Corecta este orice intelegere asupra careia cad de acord 2 oameni. Castig pentru ambele parti inseamna ca fiecare sa plece multumit cu ceea ce a obtinut. Fie ca este vorba despre 70 – 30, 60 – 40 sau orice alta combinatie.
2. Mareste placinta, nu te multumi sa o tai felii – O negociere cu adevarat buna, din care sa obtii o situatie de win-win, este o negociere creativa. Situatia data, cea cu care fiecare dintre cei 2 negociatori vine sa negocieze, nu este batuta in cuie. Valoare adaugata poate fi gasita pe loc, din discutii, apeland la inovatie si gandind creativ. In plus, chiar si situatia privita din cele 2 puncte diferite de vedere ale negociatorilor veti descoperi ca suna diferit si fiecare resimte alte beneficii potentiale in respectivul deal.
3. Nu ceda, intotdeauna negociaza – Targuieste-te pentru fiecare lucru la care esti dispus sa renunti in favoarea celuilalt. Refuzand sa te targuiesti pierzi din valoarea care poate fi obtinuta prin negocierea unui obiect care are o valoare diferita pentru cei 2 negociatori.
Tine minte intotdeauna intr-o negociere ca puterea vine din a reusi sa tii toate portile deschise pana la final, asa incat sa afli cat mai multe date din cealalta parte si sa gasesti noi cai pentru a ajunge la acel win-win aparent imposibil.
RalukConnect
- My latest tweet