What LESS can you do?
“The hardest thing is to take less when you can get more.” - Kin Hubbard
One of my favorite authors, Antoine de Saint-Exupery, used to say that “Perfection is achieved, not when there is nothing more to add, but when there is nothing left to take away“. Designers seem to be the ones that find this quote most useful. Interior designers therefore apply this principle by adhering to the minimalist trend. Web designers tend to focus more on website usability than on useless colorful design.
Unfortunately, business people seem to be more stubborn. They keep ignoring this saying. They seem to be immune to it.
Do you suffer from too-many-ideas-and-projects fatigue syndrome?
If you read the above title and asked yourself “WTF is that?” I might disappoint you. I’m not sure the disease actually exists. But I know what its symptoms are. People think that what they lack in order to achieve something great is creativity or knowledge. Most of us are out there searching for the big idea or trying to learn the miraculous know-how that other successful people seem to possess. We think the solution is learning more, knowing more, doing more. So we keep ourselves busy.
Nevertheless we all agree that our scarcest resources are time and attention. So actually what we are doing is quite the opposite to what we should be doing. What we lack is then not info, nor know-how, not skills, nor time.
What we lack is focus.
What we should ask ourselves is what is it that we do or read or invest in or learn now that we should stop doing, reading, investing in or learning.
If you listened to successful entrepreneurs worldwide you will always hear that they owe their success to their determination in pursuing their most important dream, their main passion, the big idea they believe in. What I have asked myself many times was which one of my dreams is that big one, which one of my passions is the main one, which idea do I most believe in? Because this guy seems to have only one and he got to be famous. But I have a hundred and I don’t seem to have the time to pursue all of them.
What I realized then was that this is the exact question I was supposed to ask myself. What is my most important dream or passion? What should I stop doing/reading/learning/investing in so that I finally worked on my single most important and most beloved project or dream?
Effectiveness above efficiency, focus above ideas
One of the basic things you learn in management courses is that that doing the right things is much more important than doing things right. It’s called the Pareto principle and it is also the difference between effectiveness (doing the right things) and efficiency (doing things right). Pareto suggests that what we should focus on is the 20% of our projects that generate 80% of our outcomes.
Peter Drucker resumes the main idea by stating “There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all”.
Less is more
And this doesn’t only apply to fashion.
The question you should ask yourself according to the Pareto principle is “what are the 20% of the things I am doing that produce 80% of my positive results?”. If you realize that most of what you are currently doing is not actually leading you closer to your objectives, maybe you should start thinking about dumping those projects.
Focus on the things that are relevant to you and your objectives. Erase all the others from your priority list. And feel good about yourself for not doing them. What you need to learn is how to say no to irrelevant opportunities that come up your way. You need to pick the relevant opportunities and do your best for these.
Ne umplem timpul muncind sau muncim pentru a ne umple timpul?
“Work expands so as to fill the time available for its completion.” – Cyril Northcote Parkinson
Timpul este pierdut pentru ca este disponibil. La fel de celebre in lumea corporatiilor ca si legile lui Murphy, legile lui Parkinson contin cateva sfaturi amuzante legate de eficienta. Prima lege a lui Parkinson a fost pentru prima oara publicata in 1955 in The Economist intr-un eseu scris de catre Cyril Northcote Parkinson si sustine ca “Munca se extinde pentru a umple timpul alocat indeplinirii ei“.
Cele 3 legi ale lui Parkinson, rezumate in respectivul eseu si in scrierile ulterioare ale autorului, pot fi rezumate astfel:
1. Prima lege a lui Parkinson – Orice activitate se extinde atat cat sa umple intregul timp afectat efectuarii ei.
2. A doua lege a lui Parkinson – Cheltuielile cresc atit cat sa egaleze veniturile.
3. A treia lege a lui Parkinosn – Expansiunea inseamna complexitate si complexitatea decadere; sau, si mai simplu, cu cat mai complex, cu atat mai aproape de moarte.
Pe langa cele 3 legi de mai sus, Parkinson a mai adaugat si 2 axiome corelate:
Axioma 1 – O oficialitate doreste sa-si sporeasca subodronatii si nu rivalii.
Axioma 2 – Oficialitatile isi dau de lucru unele altora.
Ca exemple pentru a demonstra caorice activitate se extinde continuu pentru a umple timpul afectat efectuarii ei, Parkinson a folosit cazul unei doamne in varsta care isi poate petrece intreaga zi pentru a scrie si expedia o scrisoare nepoatei. La fel, un angajat poate face o prezentare pentru un client atat intr-o ora – recurgand doar la trecerea in revista a lucrurilor esentiale -, cat si 2 saptamani, intrand in detalii, dezvoltand propunerile, etc. Legea lui Parkinson este data ca exemplu si de Tim Ferriss in 4-hour workweek ca sfat de eficienta.
Legea lui Parkinson sustine deci 2 lucruri aparent opuse si totusi complementare:
* Limiteaza sarcinile la cele importante pentru a scurta timpul de munca;
* Limiteaza timpul de munca pentru a limita taskurile la cele importante.
Ideea ascunsa in spatele acestei legi, spusa mai concis este aceea ca timpul este pierdut pentru ca este disponibil. Eustresul este bun. Distresul este rau. Atunci cand avem timp putin la dispozitie, intervine eustresul si suntem mai eficienti. Practic, ideea este legata de principiul lui Pareto sau principiul 80/20 si de diferenta dintre eficienta si eficacitate. Time management inseamna in primul rand a face lucrurile importante, fara a pierde timp inutil cu lucrurile care nu conteaza atat de mult.
Acestor legi ale lui Parkinson li se adauga si alte legi amuzante, invartindu-se in jurul acelorasi principii din cele 3 legi de mai sus, reprezentand de fapt aplicatii ale legilor pentru diferite domenii. Spre exemplu, exista si o lege a lui Parkinson aplicata telefonului. Legea telefonului a lui Parkinson sustine ca eficacitatea unei conversatii telefonice este invers proportional? cu timpul afectat convorbirii.
Ask for forgiveness, not for permission
“It’s easier to ask forgiveness than it is to get permission.” – Grace Hopper
Sfatul acesta se regaseste in aproape toate cartile de leadership. Tom Peters, Richard Branson, Jack Welch, Timothy Ferriss. Inovatia nu a fost niciodata facuta cerand permisiune. Este mult mai bine sa nu ceri permisiune si sa iti asumi un eventual esec, pentru care sa iti ceri iertare apoi. Iar in cazul in care reusesti sa ocolesti esecul, nimeni nu iti va cere sa iti ceri iertare.
Leadership-ul nu inseamna sa mergi pe caile deja batute pentru care exista reguli, inseamna sa mergi pe acolo pe unde nu exista drum si sa lasi o urma pe care altii sa o urmeze. Sa descoperi noi teritorii si sa ii conduci pe altii pe acestea. Si noile teritorii nu au cum sa fie incluse in regulile existente.
Exemple de cazuri unde este mai bine sa ceri iertare decat sa ceri permisiune:
- la job, atunci cand esti in pozitie de leader de echipa sau atunci cand crezi ca esti pe cale sa inchei un deal important intr-o maniera iesita din comun;
- atunci cand faci ceva inovator si pentru a atinge inovatia trebuie sa treci cu vederea cateva reguli.
Reversul medaliei?
Nu stiu cat de bine este sa aplici aceasta regula in context personal. Nu de alta dar nu stiu ce efect ar avea sa iei cheile de la masina prietenului, sa zgarii masina si sa iti ceri dupa iertare. Sau sa iti inseli prietena si sa iti ceri dupa scuze. Prin urmare, in privinta extrapolarii de la nivel business la nivel personal nu am inca o parere clara.
Iubeste-ti adversarul!
“Adversarul este cea mai precisa masura a amplorii idealurilor, gandurilor si sentimentelor noastre.” – Stefano Elio D’Anna, Scoala Zeilor
Nu fac nici o aluzie catre citatul din Biblie si nu voi continua cu “binecuvanteaza-i pe cei ce te blesteama si roaga-te pentru cei ce se folosesc de tine”. Ceea ce imi doresc sa fac pe scurt este sa extrapolez celebrul proverb “Cine nu are batrani sa si-i cumpere” la “Cine nu are dusmani sa si-i caute“.
Bun este dusmanul lui excelent
Daca nu vrei sa ramai pe loc, ai nevoie de un impuls, de o motivatie care sa te faca sa progresezi. Poti evident sa te automotivezi, sa iti gasesti motivatia intrinseca de a merge mai departe. Si totusi ai nevoie si atunci de un standard cu care sa te compari. Unde gasesti acest standard? Probabil intr-un model sau intr-un advesar.
Daca nu vrei sa ramai pe loc, daca nu vrei sa ingheti intr-o forma in care te afli, cel care te ajuta nu este prietenul tau, ci adversarul tau. Prietenul este de multe ori cel care iti ofera aprecieri si te ajuta sa te simti in zona de confort. Adversarul este cel care te pune in competitie, scotandu-te din zona de confort. Adversarul tau te face mai creativ, te face inteligent, este cel de care ai nevoie. Adversarul este cel care te provoaca, te ajuta sa devii mai puternic, sa iti constientizezi slabiciunile si sa te intaresti.
Deci… de ce sa iti cauti adversari?
- pentru a nu te plafona;
- pentru ca te ajuta sa inveti lucruri noi si sa vezi noi perspective;
- pentru a avea un standard la care sa te raportezi.
Evident, nu ma refer sa cauti oameni pe care sa ii enervezi si care sa te urasca apoi de moarte. Ci la a cauta ceva sau cineva care sa te ambitioneze, sa joace rolul de avocatul diavolului pentru tine, viata ta si businessul tau, care sa iti seteze mereu standarde mai inalte. La a cauta ceva la care sa te raportezi. Cel care m-a ajutat sa pun ideea de iubire pentru adversar in aceasta formula este Stefano Elio D’Anna, fondatorul International Business School, prin cartea sa “Scoala Zeilor”.
De final, va aduc aminte un citat haios, desi nu in spiritul subiectului discutat, din comedia The Fighting Temptations – “Love your enemies, it will drive them crazy. Hate your enemies and it will drive YOU crazy”. Merci mult, Elena, pentru ca imi reamintesti periodic sa imi caut adversari.
Pledoarie in favoarea managerilor lenesi
O discutie matinala cu un prieten mi-a deschis ochii cu privire la una dintre calitatile pe care un manager ar trebui sa le posede si care deseori este trecuta cu vederea sau privita ca un defect. Este vorba despre lene. Mi-am propus sa demonstrez azi ca lenea este o calitate necesara oricarui manager sau coordonator de echipa.
Pornim de la urmatorul citat: “Oricand am un task dificil sau pentru care nu gasesc o solutie clara il dau unui om lenes, deoarece sunt sigur ca el va gasi o modalitate usoara si scurta prin care sa il rezolve.” – Walter Chrysler.
Ne distram desigur si trecem apoi la cateva argumente menite sa demonstreze eficienta si gradul ridicat de excelenta al managerilor lenesi din fire:
- Managerii lenesi din fire sunt cei care deleaga cel mai eficient si nu devin niciodata supraincarcati. Un paradox totusi, dar foarte adevarat dupa cum am remarcat in practica. Te-ai astepta ca oamenii activi sa fie cei mai eficienti manageri. Ei bine, nu. Managerii lenesi au echipe mai eficiente =))
- Managerii lenesi sunt cei care reusesc sa scape de taskurile inutile. Reusesc mult mai usor sa prioritizeze si ajung sa faca lucrurile cu adevarat importante, “scapand” de celelalte. Prin urmare, managerii lenesi sunt experti in time management si prioritizare.
- Managerii lenesi scurteaza procesele, renunta la birocratie si nici nu vor sa auda ca cei din echipele lor au excel-uri sau baze de date prea stufoase. Nu au multe niveluri de management, decat daca organizatia din care fac parte le-a impus asta si vor sa faca tot posibilul ca lucrurile sa fie simple. Atat pentru ei, cat si pentru ceilalti. Asta daca nu cumva le este prea lene sa se intrebe ce fac ceilalti.
- Managerii lenesi respecta programul si viata personala a angajatilor. Nu cer ore suplimentare. Nu cer nerespectarea concediilor. Si de cele mai multe ori sunt manageri iubiti de echipa.
Concluzionam ca managerii lenesi dispun de toate calitatile necesare unui manager bun: planificare, organizare, abilitati de motivare si inchegare a echipei, abilitati de delegare si coordonare a acesteia, eficienta. In plus, se apropie de leadership prin scaderea gradului de control si cresterea nivelului de incredere prin delegarea deplina a autoritatii echipei sale.
Q.E.D. 
RalukConnect
- My latest tweet